Riskien ja mahdollisuuksien priorisointi – mihin yrityksen pitää reagoida ensin

Riskien ja mahdollisuuksien priorisointi auttaa yritystä kohdistamaan huomion epävarmuuksiin, joilla on suurin vaikutus tavoitteisiin ja joihin voidaan vielä vaikuttaa. Tavoitteena ei ole poistaa kaikkea epävarmuutta, vaan päättää, mitä pienennetään, mitä hyödynnetään, mitä seurataan ja minkä kanssa voidaan elää.

ISO 31000 määrittelee riskin epävarmuuden vaikutukseksi tavoitteisiin. Vaikutus voi olla kielteinen tai myönteinen. Strategiatyössä sama muutos voi myös olla yhdelle yritykselle uhka ja toiselle mahdollisuus. Siksi riskit ja mahdollisuudet kannattaa nähdä samassa päätösnäkymässä, vaikka niiden arviointiperusteet eivät ole täysin samoja.

Lista ei vielä ole priorisointi. Yritys tarvitsee yhteisen näkemyksen vaikutuksesta, todennäköisyydestä, ajoituksesta, hallittavuudesta ja siitä, millaiseen päätökseen arvio johtaa.

Mitä priorisoinnissa arvioidaan

1 Vaikutus tavoitteisiin

Kuinka paljon tapahtuma tai kehitys muuttaisi liikevaihtoa, kannattavuutta, kassaa, asiakassuhteita, toimituskykyä, henkilöstöä, mainetta tai strategista asemaa? Vaikutus kannattaa kuvata suhteessa tavoitteeseen eikä vain yleisesti vakavana tai vähäisenä.

2 Todennäköisyys tai uskottavuus

Kuinka todennäköisenä tapahtumaa pidetään ja mihin arvio perustuu? Kaikille epävarmuuksille ei voida antaa luotettavaa prosenttia. Tällöin voidaan käyttää perusteltua sanallista arviota ja kuvata tiedon laatu.

3 Aikajänne ja nopeus

Milloin vaikutus voisi näkyä ja kuinka nopeasti se kehittyisi? Hitaasti rakentuva suuri riski antaa erilaista toimintavaraa kuin nopeasti toteutuva häiriö. Samoin mahdollisuus voi sulkeutua, jos päätöstä viivytetään.

4 Havaittavuus

Huomataanko kehitys ajoissa? Tunnista varhaiset merkit ja tietolähteet. Vaikeasti havaittava riski voi vaatia seurantaa, vaikka sen todennäköisyys olisi vielä epäselvä.

5 Hallittavuus

Kuinka paljon yritys voi vaikuttaa tapahtuman todennäköisyyteen tai seurauksiin? Voidaanko altistusta vähentää, rakentaa vaihtoehtoinen toimintatapa, vakuuttaa osa vaikutuksesta tai tehdä päätös vaiheittain?

6 Nykyiset toimenpiteet

Arvioi bruttotilanne ennen hallintatoimia ja jäännöstilanne niiden jälkeen. Muuten sama riski voi näyttää suurelta, vaikka sitä hallitaan jo tehokkaasti, tai pieneltä, vaikka käytössä oleva suoja on vain oletus.

7 Mahdollisuuden arvo ja toteutettavuus

Mahdollisuudessa arvioidaan potentiaalisen hyödyn lisäksi asiakastarve, strateginen sopivuus, tarvittavat resurssit, kilpailuetu, ajoitus ja mahdollisuus testata oletus pienellä panoksella.

Näin priorisoit riskit ja mahdollisuudet

1 Kytke tarkastelu tavoitteisiin

Kirjaa näkyviin, mitä strategista tavoitetta, päätöstä tai hanketta arvioidaan. Ilman tavoitetta riskilistasta tulee yleinen huolikokoelma.

2 Kerää näkemykset eri puolilta organisaatiota

Myynti näkee asiakkaiden muutoksia, tuotanto riippuvuuksia, talous kassavaikutuksia, henkilöstö osaamisen ja kuormituksen ja hallitus pitkän aikavälin riskejä. Eri havaintojen yhdistäminen parantaa tilannekuvaa.

3 Muotoile epävarmuus syyn ja seurauksen avulla

Kirjoita esimerkiksi: ”Jos keskeisen komponentin toimitusaika ylittää kahdeksan viikkoa, toimituslupaukset viivästyvät ja avainasiakkaiden sopimussakkojen riski kasvaa.” Näin arvioitava tapahtuma ja vaikutus eivät sekoitu.

4 Arvioi ja perustele

Käytä sovittua asteikkoa mutta kirjaa myös peruste, lähde ja epävarmuus. Värillinen ruutu ei riitä päätöksenteon perustaksi.

5 Tunnista kynnysarvot

Päätä, milloin seuranta muuttuu toiminnaksi. Kynnys voi liittyä esimerkiksi tilauskantaan, hintaan, toimitusaikaan, asiakaspoistumaan tai sääntelyn etenemiseen.

6 Valitse käsittelytapa

Riskille vaihtoehtoja ovat esimerkiksi välttäminen, pienentäminen, jakaminen, siirtäminen tai hyväksyminen. Mahdollisuus voidaan hyödyntää, vahvistaa, jakaa kumppanin kanssa, testata tai jättää tietoisesti käyttämättä.

7 Nimeä omistaja ja arviointipäivä

Omistaja seuraa muutosta ja tuo asian päätettäväksi. Hän ei välttämättä yksin toteuta kaikkia toimia, mutta vastaa siitä, ettei havainto katoa listalle.

8 Tarkastele kokonaisuutta

Yksittäiset arviot voivat olla kohtuullisia, vaikka niiden yhteisvaikutus olisi suuri. Tarkista riippuvuudet, samasta syystä syntyvät riskit ja tilanteet, joissa yhden riskin hallinta kasvattaa toista.

Esimerkki kansainvälistyvästä palveluyrityksestä

Yritys suunnittelee siirtymistä uuteen maahan paikallisen kumppanin avulla. Mahdollisuus on suuri, koska asiakkailla on tunnistettu tarve ja kilpailu on vielä hajanaista. Samalla kumppani hallitsisi asiakassuhteita ja suuri osa toimituksesta olisi yhden avainasiantuntijan varassa.

Yritys ei käsittele asiaa yhtenä ”kansainvälistymisriskinä”. Se erottaa markkinakysynnän, kumppaniriippuvuuden, sopimukset, paikallisen sääntelyn, valuuttavaikutuksen ja toimituskapasiteetin. Mahdollisuus päätetään testata rajatulla pilotilla. Asiakasdata, sopimusmalli ja osaamisen siirto määritetään ennen laajentamista.

Seurattaviksi merkeiksi valitaan maksullisten pilottien määrä, myyntisyklin pituus ja kumppanin tuottamien asiakaskontaktien laatu. Näin mahdollisuutta edistetään samalla, kun sen tärkeimmät riskit tehdään hallittaviksi.

Priorisoinnin yleiset virheet

Kaikki merkitään korkeaksi riskiksi

Jos kaikki on tärkeää, mikään ei ohjaa toimintaa. Priorisointi edellyttää vertailua ja päätöstä rajallisesta johdon huomiosta.

Todennäköisyys kerrotaan vaikutuksella ja tulosta pidetään totuutena

Yksinkertainen pisteluku voi auttaa järjestämään havaintoja, mutta se voi peittää nopeuden, epävarmuuden, riippuvuudet ja erittäin suuren vaikutuksen harvinaiset tapahtumat.

Arvio perustuu ryhmän keskiarvoon

Suuri arvioero on tärkeä tieto. Se voi kertoa eri tietolähteistä, kokemuksista tai riskinottohalusta. Keskustelu syistä on arvokkaampi kuin yksi keskiarvo.

Mahdollisuuksia arvioidaan vain hyödyn perusteella

Suuri markkina ei auta, jos yritykseltä puuttuvat kyvykkyydet, kilpailuetu, rahoitus tai aikaikkuna.

Toimenpide kirjataan liian yleisesti

”Seurataan tilannetta” ei riitä. Seurannalla pitää olla merkki, lähde, omistaja, rytmi ja päätöskynnys.

Lista ei päivity

Riskit ja mahdollisuudet muuttuvat päätösten ja ympäristön mukana. Arvio pitää uusia, kun oletus, altistus tai käytössä oleva hallintatoimi muuttuu.

Strategia.Worksissa riskien ja mahdollisuuksien priorisointi kytketään yrityksen tavoitteisiin, vaihtoehtoihin, skenaarioihin ja 30/60/90 päivän toimeenpanoon. Näin havainto saa omistajan, seurattavan oletuksen ja selkeän päätöshetken.

Tee maksuton strateginen pikadiagnoosi ja tunnista, mitkä epävarmuudet vaativat yritykseltäsi päätöksen ja mitkä riittävää seurantaa.

Usein kysyttyä

Miten riski eroaa ongelmasta

Riski liittyy epävarmaan tulevaan vaikutukseen. Ongelma on jo toteutunut tila, joka vaatii käsittelyä. Sama asia voi sisältää sekä nykyisen ongelman että siihen liittyviä tulevia riskejä.

Pitääkö jokaiselle riskille laskea rahallinen arvo

Ei. Rahallinen arvio auttaa vertailussa, mutta kaikkia vaikutuksia, kuten turvallisuutta, mainetta tai strategista asemaa, ei voida mielekkäästi kuvata vain euroina.

Voiko sama asia olla sekä riski että mahdollisuus

Voi. Esimerkiksi uusi teknologia voi heikentää nykyistä tarjontaa mutta samalla avata uuden liiketoimintamallin. Arvioinnissa pitää kuvata molemmat vaikutussuunnat ja niihin liittyvät päätökset.

Kuinka usein priorisointi päivitetään

Vähintään strategian ja keskeisten päätösten yhteydessä sekä aina, kun merkittävä oletus, varhainen merkki tai altistus muuttuu. Kriittisiä riskejä seurataan tätä tiheämmin.

Lähteet

- International Organization for Standardization (2018). ISO 31000:2018 Risk management – Guidelines.
- Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (2017). Enterprise Risk Management: Integrating with Strategy and Performance.
- Hillson, D. (2002). Extending the Risk Process to Manage Opportunities. International Journal of Project Management, 20(3), 235–240.
- Schoemaker, P. J. H. (1995). Scenario Planning: A Tool for Strategic Thinking. Sloan Management Review, 36(2), 25–40.